入社して間もなく、TGIF の企画が新入社員に委ねられた。それまでも不定期に社内勉強会は開催されていたが、継続的なイベントとする方針が策定された。そのため一刻も早く運営手順を確立することが求められた。「ぜんぜんわからない、俺達は雰囲気で TGIF をやっている」本稿では１年間の社内 TGIF を通して得た社内勉強会運営のノウハウを紹介していく。
TGIF を検討する
TGIF とは何をするイベントなのだろうか。これは Thank God, it's Friday の略で、いわゆる花金に相当する。弊社では金曜日の定時後にラフにコミュニケーションできる場として解釈した。お酒を飲みつつ忌憚なく議論を交わし、部署を越えた課題の共有の場を実現する。TGIF は社内勉強会として２部構成で行っている。第 1 部は 30 分程度のプレゼンテーションを聞く。第 2 部は、出席者がわいわい話して懇親を深めている。
運営を始めるにあたりそれまでの社内勉強会についてヒアリングを行った。得られた意見としては、参加するメンバーが同じような人になってしまった、他の部局の人の話を聞く機会が欲しい、いつ開催されているのか周知が足りず別の予定を入れてしまっているというものであった。
この結果を受けて、まず開催方針を再検討した。具体的２〜３週間前から事前に周知を行いフロアなどの目のつきやすい場所に掲示する、他の部署の社員に打診を行い、毎回同じようなトピックにならないようにする、定期的に開催し隔週金曜日に開催するという対応を行った。また、トピックとして別部署や部門横断的な内容を検討した。例えば、最近のリリース、新規プロジェクト、出張報告、インターンの成果報告、記者の仕事、経営陣に聞くなどである。
TGIF を準備する
準備のクオリティが勝負を分ける。まずはトピックを調整し登壇者の依頼を行う。何分くらいで、期待するテーマは何で、レベルをどうするか、TGIF に初めて参加する登壇者なら会場の雰囲気はどんな感じかなどを事前に共有しておく。同時に会場を予約することを忘れてはならない。金曜日の定時の時間帯に会議はほとんどあり得ないが、稀に会議室を抑えられている可能性があるので優先的に確保を行う。
次に軽食を用意する。軽食は参加者のモチベーションを大きく向上させる。ピザかサブウェイを頼むことが定番化している。ピザは、お店に取りに行くと安い、ボリュームがあり見栄えが良い、お腹にたまりやすいという三拍子が揃っている。サブウェイのパーティパックもまた、ボリュームは申し分なく、食べて健康になった気がするヘルシーさがある。飲み物はカクヤスで注文している。クール便の指定日配達で、ビール、ワイン、チューハイ、ウーロン茶、水を注文する。
TGIF には３０人くらい参加者がいることを想定している。軽食には１万円程かかると見込むと、ピザは８〜１０枚くらいで、サブウェイだとパーティパックを３つくらい購入できる。飲み物は毎回頼むのではなく余裕をもって注文しておく。
最後に、社内への宣伝も肝要だ。社内 Qiita に TGIF の登壇者とテーマを書いて事前に周知を行う。また、部全体の Office365 のカレンダーに予定を入れておく。そして、社内で目に入りやすいところにポスターを掲示する。ポスターには登壇者、タイトル、場所、時間、写真を記載し、TGIF 開催までの雰囲気を醸成する。
TGIF を開催する
運営者の夜は早い。周りの人を巻き込みつつ開始２０分前位から会場の設営を行う。スピーチ台や椅子の配置の他、軽食や飲み物を置く机やゴミ箱の準備を行う。軽食や飲み物を出すにあたり、おてふきや紙皿、割り箸、紙コップが必要となる。また、ゴミ箱を分けて配置することで分別を促す。そして準備で一番大切なのはビールを冷やすことであり、絶対に忘れてはならない。
準備後は登壇者に丸投げ、というわけではなく司会進行を担う。司会では次の３点を行っている。まずは事前説明で、テーマと登壇者の説明、初参加の方に向けて TGIF の説明を行う。次に時間管理で、登壇者に対して終了予定までの時間をリマインドする。そして質問の差配である。手が挙がらない場合に備えるとともに、必要であらば先陣を切って挙手を行う。質問が途絶えた場合に意見がありそうな社員に話を振ることも手だ。
発表中もただ漫然と聞くだけでなく、slack に話の補足説明や関連情報を副音声のように書き込むと非常に盛り上がる。TGIF 用のチャンネルに感想や疑問点を書き込み、答えられる人が答えていく。このとき Thread 機能を使うと、関連トピックの中で情報がまとまり、情報が流れていかないので有効だ。
まとめ
会を運営する上で肝要なのは質問や交流をしやすい雰囲気づくりである。会場が沈んでいると話しにくく、登壇者のモチベーションも摩耗する。また、終わった後の懇親会で交流をしてもらうようにすることにも気を配ることが大切だ。会が冗長にならないよう時間の配分を考え、様々な社員に気軽に参加してもらえるように改善を重ねていく。
TGIF で円滑な社内コミュニケーションを！！
